Tiedote: Kunnan viestintään uusia ideoita kuntalaisilta

Tulostettava sivu

Tiedote 1.12.2011

 

Kuntalaisille järjestetystä viestintäkyselystä saatiin vinkkejä Kittilän kunnan viestinnän käytäntöjen uudistamiseen. Kunnanjohtaja aloitti vuosittaisen talousarvion esittelyn kylissä marraskuussa 2011. Kuntalaisten osallistumismahdollisuuksia parannetaan lisäämällä nettisivuille osio, jossa kerrotaan kuntalaisen vaikuttamismahdollisuuksista. Valmisteltavista asioista kokeillaan tulevaisuudessa nettikyselyä. Ensi vuonna kunta löytyy myös Facebookista. Kunnan työntekijöille valmistuu ohjeistusta sujuvampaan asiakirjojen ja kuntalaisten yhteydenottojen käsittelyyn. Kuntalaisilta, kunnassa toimivilta ja muilta kunnan asioista kiinnostuneilta pyydettiin kommentteja kunnan viestinnän kehittämissuunnitelmaa varten lokakuussa 2011. Kyselyyn tuli 22 vastausta.

 

Mistä tietoa saadaan, mistä halutaan – entä Facebook?

Tärkeimmäksi kuntalaisten tietolähteeksi kyselyssä nousi internet/kunnan www-sivut (17), kuntatiedote (15) ja Kittilälehti (9). Muutamia kertoja mainittiin myös sanomalehti, paikallislehti ja Lapin Kansa, intranet, sähköposti, puhelin, kunnan ilmoitustaulu, mobiilisivut ja Levin sivut.
Olemassa olevat viestintäkeinot mainittiin hyvinä (kuntatiedote, lehti-ilmoitukset, internet), lisäksi uusina keinoina toivottiin Facebookia, tapahtumabanderolleja, kylien ilmoitustauluja ja tiedonsaantia johtoportaalta henkilökohtaisesti.
 

Erikseen kysyttiin, pitäisikö kunnan mennä Facebookiin, ja yli puolet vastaajista piti ideaa kannatettavana. Myös kirjaston ja Revontuliopiston sivut Facebookissa saivat kiitosta. Facebookista haluttaisi saada tietoa muun muassa kunnan kulttuuri-, liikunta- ja muista tapahtumista ja ajankohtaisista asioista. Puolet vastaajista oli sitä miltä, että kunnalla voisi olla oma slogan eli iskulause. Ainakaan vielä sopivaa ehdotusta ei löytynyt, ja asia jätetään tulevaisuuteen.

 

Miten viestintä palvelisi parhaiten kuntalaisia - ruusut ja risut

Kuntalaisilta tiedusteltiin, miten kunnan viestintä voisi palvella parhaiten. Mainittiin, että kunta voisi hyödyntää sosiaalista mediaa ja tulla foorumeille, missä kuntalaiset liikkuvat muutenkin. Henkilökohtaisia tapaamisia tai keskustelutilaisuuksia virkamiesten kanssa toivottiin, sekä suorempaa yhteydenottotapaa eri virkamiehiin ja selkeämpää tietoa, kenen puoleen missäkin asiassa voi kääntyä. Ajoissa tulevaa, myös valmisteluvaiheessa olevien asioiden, ja mahdollisimman monta kautta saatavilla olevaa tietoa arvostettaisiin. Kuntalaisille suunnatuista tapahtumista ja palveluista toivottiin paremmin tietoa. Myös lomalaisille suunnatut palvelut haluttiin paremmin esiin.
 

Hyvää kunnan viestinnässä vastaajien mielestä oli kuntatiedote ja nettisivut, joille toivottiin kuitenkin selkeyttämistä. Hyvin toimii myös päätösten ja pöytäkirjojen nopea tulo internetsivuille ja tiedotteiden lähettäminen. Vastaajien mielestä parannettavaa kunnalla on kommunikoinnissa kuntalaisten kanssa, kuntalaisen tulisi voida enemmän vaikuttaa kunnan kehittymiseen. Toivottiin lisää tietoa kunnan peruspalveluista ja siitä, miten kunta toimi. Lautakuntien ja muiden toimielinten tiedotuskäytäntöjä toivottiin yhtenäisemmiksi.

 

Kittilän kunnan viestinnän tavoitteena on olla ammattimaista, ennakoivaa, suunnitelmallista, oikea-aikaista, tasapuolista ja tosiasioihin perustuvaa. Vastaajien mielestä näiden arvojen lisäksi tulisi tavoitella avoimuutta ja vuorovaikutusta. Vuoden 2012 aikana tullaan kokeilemaan kuntalaisille suunnattua nettikyselyä yhtenä vaikuttamiskeinona kunnan suunnitelmiin. Kyselyn tulokset käsitellään asiaa valmisteltaessa ja kuntalaisille kerrotaan myös, miten kyselyn vastaukset vaikuttivat asian käsittelyyn.

 

Toivottiin, että kunnan kotisivuja tulisi selkeyttää ja ajantasaistaa. Kunnan sivuilla on yhteensä noin 750 sivua ja alasivua, joiden sisältämän tiedon esittäminen tiiviissä ja kaikille käyttäjille loogisessa järjestyksessä on haastavaa. Sivujen kehittämistyötä jatketaan. Myös tietojen ajantasaisena pitäminen nettisivuilla on erittäin tärkeää, siksi kunnan työntekijöitä muistutetaan säännöllisesti tarkistamaan omaan työhönsä liittyviä tietoja. Jos kuntalaiset huomaavat nettisiivuilla virheellisiä tietoja, tarkkaa palautetta virheellisestä kohdasta otetaan mielellään vastaan, jotta tiedot voidaan oikaista.

 

Viestinnän kehittäminen on osa kunnan toimintatapojen kehittämistä
 

Tarkemmat sähköpostiin vastaamiseen ja sen käsittelyyn liittyvät ohjeistukset on laadittu kunnan henkilökunnalle lokakuussa 2011. Kunnan viranhaltijoille on korostettu hallintolain mukaisen neuvontavelvollisuuden toteuttamista. Myös kunnan asiakirjojen käsittelyyn laaditaan tarkempi ohjeistus työryhmässä, joka saa työnsä loppuun loppuvuodesta. Ohjeistuksessa otetaan kantaa myös mm. sähköpostien mahdolliseen diariointiin. Kuntalaisille kootaan parhaillaan kunnan nettisivuille erillinen ”Kuntalainen vaikuttajana” -ohjeistus, jossa opastetaan mm. asioiden vireillepanoon, kuntalaisaloitteiden tekoon ja sähköpostiin liittyvissä asioissa.
Viestinnän suunnittelu on osa kunnan käytäntöjen kehittämistyötä, johon on panostettu vuoden 2011 aikana. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän samoin kuin omien toimintatapojen kehittämistä jatketaan kunnassa.

 

Lisätietoja
Anna Mäkelä, kunnanjohtaja, puhelin, 040 572 2044, anna.makela(at)kittila.fi
Nina Willman, viestintäassistentti, puhelin 0400 356 027, nina.willman(at)kittila.fi

 

Liite: Vastauksia kyselyssä ilmenneisiin kysymyksiin

 

Voisivatko kunnan virka- ja luottamusmiehet voisivat järjestää keskustelu- ja tiedotustilaisuuksia?

Idea on hyvä ja sitä testattiin marraskuussa kunnanjohtajan talousarvioesittelyn muodossa Alakylässä. Kunnanjohtajan sekä osallistuneiden kuntalaisten mielestä keskustelutilaisuus oli erittäin onnistunut. Tarkoitus on, että talousarvion esittely toteutetaan eri vuosina eri puolilla kuntaa.

 

Miksi rakennusluvat eivät ole netissä?

Kittilän kunta ei julkaise rakennuslupia internetissä henkilötietosuojan vuoksi. Aikaisemmin internetissä julkistettujen rakennuslupien henkilötietoja on käytetty suoramarkkinointiin vastoin rakentajien tahtoa. Rakennusluvat ovat nähtävillä Kittilän kunnanvirastolla, ilmoitustaululla sekä teknisellä osastolla. Rakennusluvista voi myös tiedustella tekniseltä osastolta, toimistovirkailija Hillevi Levirinne, puhelin 040 764 9172.

 

Kannattaako Facebookiin mennä, onko siinä riskejä?

Facebookiin voi luoda sivun julkisyhteisölle, johon tulee ainoastaan sellaista tietoa, joka on muutenkin julkista ja kunnan www-sivuilta löydettävissä, kuten kuulutukset ja tapahtumat. Esimerkiksi Kittilän kunnan kirjastolla ja Revontuliopistolla on jo olemassa omat Facebook-sivut tiedotustarkoituksiinsa. Myös kuntia ohjeistavalla Kuntaliitolla on oma sivu Facebookissa. Hyödyllistä tietoa kunnastaan tarjoavat Facebookissa mm. Tampereen kaupunki, Rovaniemen kaupunki, Lahden kaupunki, Haukiputaan kunta ja Janakkalan kunta.
On totta, että useissa internetin sosiaalisen median sovelluksissa verkkoon jää pysyvästi tietoa. Siksi kunnan Facebook-sivut tulee toteuttaa harkitusti. Käyttökokemuksia muilta julkisyhteisöiltä tullaan tiedustelemaan. Kaikessa internet-viestinnässä on tiettyjä tietoturvariskejä, mutta niin on myös perinteisessä tiedon pöytälaatikossa säilyttämisessä – tietoa voidaan varastaa mistä tahansa, myös papereista ja mapeista.
 

Sosiaalisen median, kuten Facebookin hyötyjä testataan myös kuntaviestinnässä. Etu kunnan omiin www-sivuihin on se, että ne Facebookin käyttäjät, jotka haluavat seurata kunnan tiedottamista, saavat aina heti tiedon omaan Facebook-sivuunsa, että kunta on lisännyt uutta tietoa. Tällaista ”hälytysmahdollisuutta” tavallisilla www-sivuilla ei ole. Monille Facebook on tiedonsaantikanava, joka on auki lähes koko ajan. Facebookissa voidaan tavoittaa myös nuorempia internetin käyttäjiä. Facebookissa ihmiset myös toimivat yleensä omilla, oikeilla nimillään. Kittilän kunnan Facebook-sivu avataan vuoden 2012 alussa siten, että sitä pääsee katselemaan myös, vaikkei itse halua liittyä Facebookiin.
 

Voisiko kuntatiedote olla laajempi tai ilmestyä useammin?

Kuntatiedote on saanut paljon kiitosta, ja olisi hienoa, jos se tulevaisuudessa voisi olla laajempi ja palvella vieläkin paremmin kuntalaisia. Kuntatiedote koetaan tärkeäksi kanavaksi etenkin niille, joilla ei ole mahdollisuutta internetin käyttöön.
 

Kittilän kunnassa on lähes 3300 taloutta, ja kuntatiedotteen kokoaminen, tulostus ja postitus on jo tällaisenaan iso rahallinen panostus kunnan viestintään. Tiedotteen jakaminen kahdesti kuussa kaksinkertaistaisi nämä kustannukset. Tapahtumat ja tiedotteet, joita ei ole kuntatiedotteessa, kerätään kunnan www-sivuille, josta kuntalaisen saavat tiedon niistä. Lähetämme tärkeistä asioista myös lehdistötiedotteita.

 

Miksi kunta ei kommunikoi nopeasti ja avoimen vuorovaikutuksellisesti kuntalaisten kanssa?

Kunnan viestintää toisaalta velvoittaa ja toisaalta rajoittaa lainsäädäntö. Aina ei ole mahdollista ratkaista oikeaa viestintätapaa niin nopeasti kuin tietoa haluttaisi kunnalta saada. On totta, että kunnan viestinnässä on paljon kehittämistä. Viestintä nähdään tärkeänä kehittämisen kohteena, ja siksi kunnalla on nykyisin muun muassa osa-aikainen viestintäassistentti.
 

Kuntalaiselle näkyy helposti se, missä ei vielä olla hyviä. Siksi palautetta on hyvä saada jotta tulevaisuuden kehittämislinjoja voidaan suunnitella jo nyt, vaikka kaikkea ei ole olemassa olevilla resursseilla mahdollista toteuttaa.

 

Miksi pöytäkirjat katoavat nettisivuilta vuoden jälkeen?

Koska toimielinten pöytäkirjat sisältävät yksittäisiä henkilöitä koskevia tietoja, niitä säilytetään kunnan kotisivuilla rajattu aika. Muuten kotisivuista tulee henkilötietorekisteri, johon tulee soveltaa Henkilötietolakia. Kittilän kunta noudattaa Kuntaliiton suositusta pöytäkirjojen esilläpidosta. Suosituksessa sanotaan, että henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat on pidettävä Internetissä vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan ja ne on poistettava viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta.

 

Lisätietoja
Anna Mäkelä, kunnanjohtaja, puhelin, 040 572 2044, anna.makela(at)kittila.fi
Nina Willman, viestintäassistentti, puhelin 0400 356 027, nina.willman(at)kittila.fi
 

Sivua päivitetty: 
14.11.2013